Я – керівник та власник компанії Бізнес Мануфактура. В вересні 2016 року ми з дружиною вирішили відкрити власний бізнес – йога-студію. З цього моменту я, вже два роки, переконуюсь, що більшість проблемних питань можна вирішити за допомогою IT-технологій. Так в мене з’явилась ідея створити компанію для спрощення свого життя і таких підприємців як я. Я маю багатолітній досвід роботи в сфері IT, чудовий полігон (йога-студію) для тестування нових програм та прекрасну команду однодумців!
Тож в цьому блозі ділюся нашим досвідом роботи та результатами експериментів, проб та помилок

В 2016-му ми орендували працюючу йога-студію зі своєю атмосферою, звичками та наявним персоналом. Робота з персоналом, успішні та неуспішні, а часом і такі, що призвели до збитків, рішення розглянемо окремими статтями. В цій частині я приділю більше уваги питання ІТ для такого, на перший погляд, простого бізнесу як йога студія.

На мою думку простота чи складність бізнесу – це суб’єктивна оцінка і вона залежить виключно від бажання власника/управлінця довести роботу підприємства до певного ідеалу. Працюючи і постійно вдосконалюючи процеси, я можу впевнено, і так само суб’єктивно, сказати- йога студія – складний бізнес, зі своєю проблематикою, підходом до клієнтів, та певною «специфікою» персоналу, а одним словом – «йоги» і це непросто.

У мене ніколи не було досвіду роботи в сфері обслуговування клієнтів, тому розуміння, що потрібно робити в цілому давались складно:

• Бізнес плани не працювали
• клієнти не ходили, так як нам хотілось або ми самі не розуміли, як ми хотіли
• системи керування студією не було, а використовувалась самостворена CRM система, яка не давала чіткої картини.

Це був хаос та перші збитки і, відповідно, інвестиції із сімейного бюджету. Але з іншого боку, я отримував новий досвід, тому, підходячи з філософії йоги, сприймав це як платню за навчання і не шкодую жодної витраченої гривні.

Задачі покладені на ІТ я розбив на два основні напрямки:

• Продажі
• Управління

Хоча вони тісно пересікаються і говорити, що це дві різні задачі складно, вони доповнюють одна одну. Якби я починав сьогодні, я б на перше місце поставив систему управління, яка включає в себе керування в тому числі і продажами.

Починалось все просто і банально: Excel таблиця, і приблизно це виглядало так:

Ключова проблема в такому підході – відсутність оперативної інформації, наче вести літак без приладів. Тобто, ми піднімаємо його в повітря і відпускаємо в вільний політ, і, коли літак приземлиться, будемо аналізувати, що з ним відбулося, його маршрут та будемо щасливі, що він знайшов кінцеву точку. Так і тут, збір даних займав певний час, тому інформація оновлювалась раз в місяць і все відбувалось в ручному режимі. Про проактивний підхід важко було думати, тому що, банально, не вистачало оперативних даних про кількість проданих занять та абонементів. Зараз все набагато простіше, якщо продажі падають – оголошуй акцію. В принципі в цьому бізнесі, в любій незрозумілій ситуації або піднімай ціни, або оголошуй акцію. Це звісно жарт!

Питання впровадження якого інструменту стояло дуже гостро. Але, як завжди, виник людський фактор, я не займаюсь повсякденною роботою в студії, тому процеси не розумів, управляючий технічне завдання сформувати не міг, з огляду на відсутність досвіду впровадження систем управління. Єдиними вимогами були: денний звіт і «щоб було зручно». Якщо сам документ «денний звіт» типу був, то що вкладалось в розуміння «щоб було зручно», взагалі, складно уявити. Але проблему необхідно було вирішувати при цьому, як я вже згадував, заробляти, м’яко кажучи, не виходило. Бюджет на систему управління рівнявся – 0,00 грн.

Як би мені зараз доручили виконати цю саму роботу так само, як я її почав виконувати тоді, я б, чесно послав би всіх і якомога далі. На той момент вибору не було і довелось імпровізувати, мушу сказати, що це одна із самих вдалих моїх імпровізацій.

Першим ділом я почав продумувати систему продажів. Тут звісно без CRM системи було просто не обійтись. Стара самописна не справлялась по-перше: була обмежена в функціоналі; по-друге: доробка функціоналу вартувала грошей і віднімала багато часу, а по-третє і найголовніше: це залежність від конкретної людини, яка створила код.

Через брак коштів було вирішено шукати безкоштовні варіанти. Багато хто скаже, що витрати на адаптацію склали більше ніж коштують платні варіанти. Можливо, в когось так вийшло, але в нас ні! Навіть платні варіанти потрібно впроваджувати від себе і зараз я розглядаю перехід на платформу ERP, але відмінність ситуації тоді і зараз дуже серйозна. По-перше і головне – є бюджет і розуміння, що ми отримаємо вклавши кошти в ERP, тобто впровадивши безкоштовний варіант вдалося вирівняти ситуацію і розпочати заробляти, а по-друге, і напевно не менш головне –  є розуміння технічного завдання.

Але все по порядку. На ринку дуже велика пропозиція різних систем. Безкоштовних, наразі, дуже мало. Фаворитом у мене була Sugar Community Edition, але, як виявилось, Sugar закрив її підтримку і треба було шукати щось, що побудоване на Sugar Community Edition але знову ж таки безкоштовне. Вибір був з двох систем vTiger и SuiteCRM. vTiger більше напевне підійде для сегменту B2B, а в нас задачі саме в B2C, тому була вибрана SuiteCRM. До речі, на мій погляд, не так багато рішень взагалі існує для B2C, тому і вибрати не так просто.

Отже систему вибрано, і почався безкінечний та безперервний процес впровадження, як ремонт, який можливо тільки призупинити.

Перші проблеми які виникали, наприклад, з перенесенням даних зі старої системи в нову, зараз виглядають просто смішними порівняно з тим, які виклики ми отримали в процесі навчання персоналу. Персонал – це завжди складно, а оптимізація роботи – це головний рушій в адаптації системи. Якщо адміністратор витрачає годину часу для внесення даних про відвідувачів, спочатку в книгу запису, а потім в систему, звісно студія несе додаткові витрати на оплату праці. Тому виграти навіть 20 секунд робочого часу на кожному з 50 відвідувачів це близько 1000 секунд в день, або 8 годин в місяць, що легко можна перевести в гривні по вартості години середньої оплати праці. І якщо таким чином відноситись до кожної операції, яку виконує співробітник, то я думаю, що легко на першому етапі впровадження можна економити 30-40 годин в місяць, що навіть при мінімальній заробітній платі близько 29 грн. за годину з податками складе 1160грн/місяць і це тільки початок. Якщо витрати на CRM менші за збережені, тобто зароблені кошти – ви рухаєтесь в правильному напрямку.

На сьогодні ми повністю автоматизували продажі послуг та супутніх товарів, переходимо на клубні карти, ведемо повний облік грошового обігу, маємо інтегрований з веб-сайтом розклад та головне – керуємо нашими клієнтами. Бізнес, на момент написання статті (Жовтень 2018), порівняно з 2016 роком, виріс у три рази. Але ми не зупиняємось і так само кожен день рухаємось в бік оптимізації, формалізації та адаптації бізнес процесів. Роботи ще дуже багато. В планах телефонія, спробуємо чат боти, мессенджери, WiFi як канал продажу та інше.

Дехто мене запитує, що я отримую з усього цього. Відповідь дуже проста: я навчаюсь. У мене є супер полігон для тестування різних методів та каналів продажів, керування людьми та інше. Я отримав досвід, за який все рівно прийшлося б заплатити, але зараз сімейний бюджет навіть поповнюється.

Найголовніше, я зрозумів, що такий бізнес як йога студія чи салон краси також дуже технологічні в плані ІТ, та потребують допомоги у впроваджені технологій. За час роботи над йога студією я створив маленьку але дуже продуктивну команду, напрацював ідеї, та розробив методи роботи з малим бізнесом, що дало поштовх до створення нашого нового проекту «Бізнес Мануфактура